Derribando Barreras – Transformación de la Colaboración Interdepartamental
El Problema
Una empresa farmacéutica de tamaño medio (>1500 empleados) se enfrentaba a serios problemas de falta de colaboración entre departamentos, lo que generaba ineficiencias, frustración y parálisis organizativa. Los departamentos se culpaban mutuamente por los retrasos, agravados por correos electrónicos sin respuesta y llamadas ignoradas. Esta falta de comunicación y alineación obstaculizaba la capacidad de la empresa para alcanzar sus objetivos estratégicos e impulsar la investigación. El cliente ya había intentado sin éxito resolver estos problemas mediante la implementación de procedimientos operativos estándar (SOPs) y procedimientos burocráticos adicionales que, en última instancia, empeoraron la situación.
Diagnóstico
Nuestro equipo realizó un análisis exhaustivo e identificó seis barreras clave que afectaban a la colaboración:
Comunicación No Estructurada
La ausencia de protocolos claros de comunicación generaba información procedente de múltiples fuentes, a menudo contradictoria, causando retrasos y confusión.
Falta de Priorización
Las tareas se etiquetaban indiscriminadamente como urgentes, resultando en cuellos de botella de recursos y confusión sobre cuáles requerían atención inmediata.
Flujos de Trabajo Ineficientes
Las tareas carecían de responsable claro, lo que llevaba a esfuerzos desperdiciados en tareas sin impacto o redundantes.
Sobrecarga Burocrática
Los intentos previos para mejorar la situación derivaron en bucles burocráticos y corporativos que distraían a los equipos de sus objetivos reales. Los SOPs se convirtieron en un fin en sí mismos y los departamentos se centraban en aprender a cumplir con ellos en lugar de utilizarlos como herramientas para alcanzar objetivos.
Barreras Culturales
Los departamentos operaban de forma aislada, protegiendo su propio poder corporativo, con nula comprensión interfuncional y, por tanto, contribuyendo a un entorno de trabajo fragmentado.
Falta de Responsabilidad
Los tiempos de finalización de las tareas se extendían hasta 10 veces más de lo planificado, sin consecuencias claras ni rendición de cuentas.
Nuestra Estrategia
Nuestro enfoque se centró en fomentar un entorno de trabajo estructurado, eficiente y colaborativo mediante:
Centralización de la Comunicación
Optimización del flujo de información para reducir los problemas de comunicación entre departamentos y garantizar que todos los equipos tuvieran acceso a la información relevante en tiempo real.
Implementación de Priorización de Tareas
Desarrollo de un sistema claro de priorización según relevancia y urgencia, asegurando que las tareas críticas reciban la atención y recursos necesarios.
Asignación Clara de Responsabilidades
Establecimiento de un sistema para asignar un responsable claro a cada tarea en función de su complejidad y relevancia, eliminando confusión y fortaleciendo la responsabilidad.
Simplificación de Procedimientos Internos
Identificar y minimizar la sobrecarga administrativa y burocrática, eliminando pasos redundantes que ralentizan el progreso.
Seguimiento del Progreso
Uso de herramientas centralizadas para el seguimiento de tareas en tiempo real, permitiendo visualizar el estado de los proyectos y facilitando el seguimiento del progreso de cada equipo.
Nuestras Acciones
Canales de Comunicación
Se designaron puntos únicos de contacto y mecanismos de registro para gestionar solicitudes interdepartamentales, asegurando claridad, reduciendo la sobrecarga de correos electrónicos y alineando equipos.
Marco de Priorización
Implementamos un enfoque estructurado para asegurar que los elementos críticos recibieran la atención necesaria. Esto implicó categorizar las tareas según su urgencia e impacto, permitiendo una asignación de recursos más efectiva.
Responsabilidad y Propiedad
Se definieron responsabilidades basadas en la complejidad de las tareas para eliminar la confusión y fortalecer la responsabilidad. Esto aseguró que todos entendieran su papel en el proceso.
Seguimiento en Tiempo Real
Se recomendaron herramientas centralizadas para la visibilidad de tareas en tiempo real, asignación de tiempo de los FTEs a los diferentes proyectos y comprobaciones de progreso. Estas herramientas permitieron identificar cuellos de botella y ajustar recursos humanos y financieros según fuera necesario, garantizando una ejecución eficiente.
Resultado
Impacto Inmediato
En cuatro meses, el cliente logró implementar canales de comunicación centralizados que optimizaron el flujo de información y eliminaron gran parte de los problemas de comunicación que anteriormente afectaban a la empresa. El sistema de priorización de tareas aseguró que los elementos críticos recibieran la atención necesaria, reduciendo los cuellos de botella de recursos y la confusión.
Beneficios a Largo Plazo
La asignación de responsabilidades claras a todos los niveles mejoró la responsabilidad, reduciendo retrasos y problemas derivados de una gestión poco clara. El uso de herramientas centralizadas de seguimiento proporcionó visibilidad en tiempo real del progreso de las tareas, permitiendo a la empresa identificar y abordar proactivamente posibles problemas antes de que afectaran al rendimiento general. Como resultado, la empresa vio mejorados los tiempos de respuesta, eliminó los esfuerzos redundantes; y experimentó una mejora en la confianza entre departamentos y equipos.